Tổng tiền tạm tính:
Công việc đầu tiên của nhân viên tổ chức sự kiện chính là tiếp nhận những yêu cầu từ các phòng ban hoặc khách hàng để lên ý tưởng, nội dung cụ thể. Họ sẽ nghiên cứu về thông điệp muốn truyền tải, đặc điểm của khách mời tham dự và mục tiêu cần đạt được. Mang tính quyết định đến sự thành công của chương trình cũng như mức độ hài lòng của ban lãnh đạo, khách hàng nên giai đoạn này thường được triển khai kỹ lưỡng và mất khá nhiều thời gian.
Việc lắng nghe ý kiến lẫn nhau sẽ giúp bộ phận sự kiện có được những ý tưởng đột phá. Nguồn: Internet
Tổ chức sự kiện là nghề làm một nhưng phải biết mười, đòi hỏi người thực hiện phải đa năng, có kiến thức ở nhiều lĩnh vực liên quan, khả năng sáng tạo và am hiểu tâm lý con người. Từ những tố chất ấy, họ sẽ đề xuất những ý tưởng đúng với mong muốn, yêu cầu của các bên liên quan.
Tiếp theo, nhân viên sự kiện sẽ phác thảo kế hoạch cụ thể dựa trên ý tưởng đã thống nhất lựa chọn. Họ trình bày rõ ràng những hạng mục cần thực hiện như: thời gian, không gian tổ chức; số lượng người tham gia; kịch bản chương trình; ngân sách đề xuất; phương án dự phòng; các đơn vị hỗ trợ, hợp tác; danh sách nhân sự thực hiện;… Cấp quản lý hoặc khách hàng sẽ xem qua và góp ý trực tiếp những điều cần thay đổi, chỉnh sửa để hoàn thiện bảng kế hoạch. Bước này giúp cho đội ngũ làm event dễ kiểm soát, theo dõi tiến độ thực hiện các hoạt động dễ dàng hơn.
Làm việc có kế hoạch rõ ràng giúp bạn tránh được stress, áp lực. Nguồn: Internet
Một sự kiện thành công với quy mô lớn hay nhỏ, chưa bao giờ là công lao của riêng một ai. Để thực hiện tất cả các hạng mục của chương trình phải có sự phối hợp nhịp nhàng giữa các phòng ban trong công ty và với các đơn vị hỗ trợ về địa điểm, thiết bị, trang trí,… Nhân viên tổ chức sự kiện sẽ chịu trách nhiệm tìm kiếm, lựa chọn và làm việc với các đối tác để đảm bảo các yếu tố cần có để tổ chức chương trình. Vì khối lượng công việc khá nhiều nên trưởng bộ phận thường phân công cụ thể từng hạng mục cho mỗi người để không bị quá tải hoặc chậm trễ so với timeline.
Các công việc trên đều thuộc khâu trước sự kiện, thời điểm quan trọng nhất chính là lúc sự kiện diễn ra. Nếu nhân sự chuẩn bị tốt thì tới giai đoạn này, công việc đỡ áp lực hơn rất nhiều. “Chạy” chương trình là cụm từ quen thuộc khi nhắc đến nghề tổ chức sự kiện. Họ không trực tiếp xuất hiện; chào đón khách mời, người tham gia; không phục vụ thức ăn hay đồ uống mà sẽ giám sát, điều phối tất cả hoạt động diễn ra trong sự kiện theo kịch bản với vai trò ban tổ chức. Ngoài ra, họ phải có phương án dự phòng khi sự cố, trục trặc xảy ra để đảm bảo chương trình diễn ra suôn sẻ, trọn vẹn.
Khi chạy chương trình cần sự phối hợp nhịp nhàng của đội ngũ ban tổ chức. Nguồn: Internet
Khi chương trình kết thúc, nhân viên tổ chức sự kiện sẽ bàn giao và thanh lý hợp đồng với các đối tác hỗ trợ. Làm báo cáo phân tích về hiệu quả lẫn thiếu sót và tài chính thu chi của sự kiện gửi cho cấp trên, khách hàng hay bộ phận kế toán cũng là một việc quan trọng mà người thực hiện sự kiện cần chú ý phải hoàn thành.